الإدارة الإلكترونية" المدخل المعاصر لفعالية العمل التنظيمي

"الإدارة الإلكترونية" المدخل المعاصر لفعالية العمل التنظيمي
------------------------------------------------------

بقلم الأستاذ الدكتور عبد الحميد المغربي
------------------------------------

تعتمد الادارة الإلكترونية على استخدام المنظمات لتكنولوجيا المعلومات والاتصالات ، بما يسهم في رفع مستوى الكفاءة والفاعلية للأداء التنظيمي . وتنشأ الإدارة الإلكترونية من خلال عدة مراحل تبدأ بتوفير المعلومات على موقع إلكتروني ، ثم تيسير الاتصالات المتبادلة بين الوحدات التنظيمية المتعددة ، ثم الاتصال المباشر بالعملاء ، ثم تطبيق النظم المتكاملة للخدمة والتبادل. إن دراسة المراحل والأبعاد المختلفة للإدارة الإلكترونية وتحليل مفهومها يساعد على إدراك أفضل للظاهرة ووسائل استثمار فرص تكنولوجيا المعلومات من أجل تطوير

دور الإدارة في المجتمع.
------------------
دائما ما يثار التساؤل عما إذا كنا نتحدث عن إستراتيجيات تغيير أم نتحدث عن تغيير الإستراتيجيات والحقيقة أننا نتحدث عن تغيير الإستراتيجيات، فغالبية دارسي الإدارة درسوا إستراتيجيات التغيير، أما الآن فالحديث عن تغيير الإستراتيجية: من الاستقرار إلى النمو والتوسع والبحث عن التعامل مع المستقبل ذو العوامل والمتغيرات المتلاحقة سريعة التحول ومن التخطيط الإداري إلى التخطيط الإستراتيجي وخلق الفرص وانتهازها. ولقد ساهم الإنترنت في وضع قواعد جديدة للتعامل من بينها:

- القاعدة الأولي: الاستمرار في الحركة والتغيير فالمنظمات في قمة نجاحها يجب ألا تركن إلى النجاح ، فالثابت الوحيد هو التغيير ، لذلك فمن توقف مات أو أوشك علي الموت .

- القاعدة الثانية: العمل 24 ساعة ، فالعالم أصبح يعمل 24 ساعة ، لذلك لا يصح أن تتحدث منظمة ناجحة عن فكرة الليل والنهار أو الصيف والشتاء.

- القاعدة الثالثة: إستراتيجيات الأعمال للبقاء ، فقد كان الاسم التجاري ميزة أساسية للبقاء ولكن هناك ضرورة لإضافة مزايا جديدة لاستمرار بقاء المنظمة.

- القاعدة الرابعة: انتشار ظاهرة الشراكة والتكتلات كسمة أساسية في العالم الجديد ويبدو ذلك في الاندماج بين الشركات العملاقة لمزيد من السيطرة والربحية .

- القاعدة الخامسة: الفكر العالمي والعمل المحلى ، حيث أصبحت معظم الدول تفكر في بدائل الواردات تجتهد في التوجه نحو الصادرات.

- القاعدة السادسة: التركيز علي الجودة الشاملة

- القاعدة السابعة: القفز إلي المستقبل والتوسع حيث أصبح العالم يتحدث عن أنشطة جديدة في نفس مجال العمل ، وأنشطة جديدة في أسواق واعدة وأنشطة جديدة خارج الحدود

بناءً على ما تقدم يمكننا القول بأن الإدارة الالكترونية تحتاج إلى إعادة تصميم هيكلية لمختلف أنواع التفاعلات بين المنظمة والأفراد والمؤسسات. ويرتبط مع ذلك إعادة تنظيم لمختلف العمليات التي تقوم بها الإدارات . ويتطلب ذلك إجراء تحليل دقيق لمختلف الوظائف التي تؤديها المنظمة.

كذلك يمكن استخدام الشبكات الإلكترونية لتسهيل تناقل المعلومات داخل المنظمة ، فمثلاً يمكن أن تطور الأنظمة الداخلية للمنظمة بحيث يمكن للموظف أن يطلب مثلاً إجازة بتعبئة نموذج إلكتروني ثم يرسل النموذج إلكترونياً إلى مديره ،إذا وافق المدير على الإجازة يذهب إشعار إلكتروني للموظف مباشرة بالموافقة على إجازته وإشعار إلكتروني آخر يذهب لإدارة شئون الموظفين ، وداخل نظام شئون الموظفين سوف يتم خصم الإجازة إلكترونياً. وعلى هذا النمط يمكن عمل كثير من الإجراءات الحكومية داخل المنظمات إلكترونياً. مما يساعد على سرعة إنجاز أنشطة وأعمال المنظمات ويقلل من الاعتماد على المراسلين لتناقل المعاملات. أيضاً يمكن استخدام الشبكات الالكترونية لتبادل الوثائق إلكترونياً بين المنظمات بدون مراسل، حيث يمكن أن تنقل الوثائق إلكترونياً بسرعة هائلة مقارنة بالطرق اليدوية التي عادة تأخذ عدة أيام أو أسابيع.

ويمكن تعريف الإدارة الالكترونية بأنها: قدرة المنظمات المختلفة على إدارة الأنشطة التنظيمية والخدمات الداخلية والخارجية بما ييسر توفيرها وتقديمها للعملاء الداخليين والخارجيين بوسائل الكترونية وبسرعة وقدرة عالية وبتكاليف ومجهود أقل. وهكذا فإننا نلاحظ أن الإدارة الإلكترونية تعتمد علي استخدامات تكنولوجيا المعلومات والاتصالات، مثل شبكات ربط الاتصالات الخارجية، مواقع الإنترنت، ونظم الحاسب الآلي بواسطة الجهات التنظيمية المختلفة .

وهناك إسهامات كثيرة لتعريف الإدارة الإلكترونية تركز على عدة محاور منها: عدم وجود علاقة مباشرة بين طرفي المعاملة ، بالإضافة إلى إمكانية تنفيذ كافة المعاملات اليكترونياً ، هذا إلى جانب الاستخدام المكثف لتكنولوجيا المعلومات والاتصالات وتحويلها لتكون الوسط السياسي للعمل.

ومن ثم يمكن تعريف الإدارة الإلكترونية بأنها: القيام بمجموعة من الجهود التي تعتمد على تكنولوجيا المعلومات لتقديم المنتجات لطلابها من خلال الحاسب الآلي والسعي لتخفيف حدة المشكلات الناجمة عن تعامل طالب المنتجات مع الأفراد بما يسهم في تحقيق الكفاءة والفعالية في الأداء المؤسسي.

من التعريف السابق تتضح العناصر الجوهرية التالية:

- القيام بمجموعة من الجهود التخطيطية والتنظيمية والرقابية .

- الاعتماد على تكنولوجيا المعلومات

- مزج مجموعة الموارد البشرية والمعلوماتية والتكنولوجية والآلية المزيج المناسب لتقديم الخدمة الإلكترونية .

- تقديم المنتجات (السلع والخدمات والأفكار) للعملاء بالجودة الشاملة.

- العمل على تحقيق الكفاءة والفعالية .

وتتمثل المكونات الرئيسية للإدارة الإلكترونية فيما يلي:

أولا: البنية التحتية لخدمة الإدارة الإلكترونية: ويتطلب ذلك تطوير شروط التعاقد والمواصفات القياسية من النواحي القانونية ، وتصنيف المعلومات ووضع نظم السرية للتوصل للمعلومات المطلوبة ، ووضع إطار وشروط تقديم الخدمات ، هذا إلي جانب تصميم موقع الإدارة على الإنترنت ، بالإضافة إلي وضع الإطار لأنسب تقنية لتطوير النظم والتطبيقات.

ثانياً: شبكة الاتصالات التنظيمية: ويتطلب ذلك خلق شبكة اتصالات تسمح بتبادل المعلومات بسرعة طبقاً لقواعد لسرية المطلوبة ، وتصميم الشبكات وتركيب أجهزة الاتصالات اللازمة لربط الوحدات التنظيمية المختلفة بشبكة الانترنت ، والتأكد من الاستخدام الأمثل لشبكة التليفونات الحالية ، وتصميم وتنفيذ الشبكات الخاصة بين المباني المتباعدة للجهة الواحدة.

ثالثا: تقديم الخدمات للعملاء عبر الشبكات: ويتطلب ذلك خلق مراكز خدمة لتوصيل وتفعيل الخدمات للعملاء الداخليين والخارجيين ، وتقديم خدمة شهادات تحقيق الشخصية الالكترونية مجاناً ، وذلك بجانب تفعيل مشاركة العملاء عن طريق خلق مجموعة حماية خدمات العملاء.

رابعا: ميكنة أعمال الإدارات والأقسام المختلفة بالمنظمة: ويتطلب ذلك دراسة وتصميم وتنفيذ والمساعدة فى تشغيل النظم ، وميكنة النظم المالية كالموازنة والحسابات والمشتريات والمخازن ، وميكنة النظم الإدارية (مثل شئون العاملين والأجور) ، كذلك ميكنة نظم تبادل المعلومات والوثائق بين الجهات التنظيمية المختلفة.

ومن ثم فإننا عندما نتحدث عن الإدارة الإلكترونية فإننا نتذكر بشكل أو آخر النقاط التالية:

1- إدارة الملفات بدلاً من حفظها.

2- استعراض المحتويات بدلاً من القراءة.

3- مراجعة محتوي الوثيقة بدلاً من كتابتها.

4- البريد الإليكتروني بدلاً من الصادر والوارد.

5- الإجراءات التنفيذية بدلاً من محاضر الاجتماعات.

6- الإنجازات بدلاً من المتابعة.

7- اكتشاف المشاكل بدلاً من المتابعة.

8- التجهيز الناجح للاجتماعات.


أما أبعاد الإدارة الإليكترونية فتتمثل في التالي:
--------------------------------------------

- إدارة بلا أوراق: حيث يتم الاعتماد على الأرشيف الإليكتروني والبريد الإليكتروني والأدلة والمفكرات الإليكترونية والرسائل الصوتيه ونظم تطبيقات المتابعة الآلية.

- إدارة عن بعد: حيث الاتصال الإلكتروني والتليفون المحمول والتليفون الدولي الجديد والمؤتمرات الإليكترونية وغيرها من وسائل الاتصال الحديثة.

- الإدارة بالزمن المفتوح: حيث العمل 24 ساعة متواصلة دون الإرتباط بالليل أوالنهار، والصيف أوالشتاء.

- إدارة بلا تنظيمات جامدة: فالعمل يتم من خلال المؤسسات الشبكيه والمؤسسات الذكية التي تعتمد علي صناعة المعرفة.
Muneera غير متواجد حالياً أضافة تقييم إلى Muneera تقرير بمشاركة سيئة رد مع اقتباس